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四川地方志資料的基本概念

四川地方志


地方志是指全面系統地記述本行政區域自然、 政治、經濟、文化和社會的曆史與現狀的資料 性文獻。地方志的功能是資治、教化、存史, 其中存史是地方志最主要的功能。資治、教化 是在地方志保存了大量有價值的史料基礎上實 現的,所以存史是地方志存在的根本。修志就 是要留下曆史的真實記憶,這就要求志書記錄 的是第一曆史,就是原始資料。因此搜集掌握 原始資料就是每一位資料工作者的使命。

第一節

資料的種類

一部志書的內容是否翔實,其地方特點和時代特色是否鮮明,取決于修志者是 否掌握了足夠的資料和正確處理與運用 了資料。什麽是資料?簡而言之,志書 資料就是客觀存在著的地情信息。地方 志的資料來源廣泛,多種多樣。概括地 講地方志資料主要包括三種:文字資料、 口述資料、實物資料

文字資料

志書資料主要來源于文字資料,而文字資料主要來源于檔案資料、報刊資料和 圖書資料。文字資料以其數量大、內容 豐富而成爲編修四川地方志的重要資料或稱 基礎資料。按種類劃分主要包括5種:檔 案資料、資料性圖書、報刊雜志、私人 著述、統計資料。

檔案資料:是來源于機構、組織 、個人 的活動直接形成的對國家和社會有保存 價值的曆史記錄。

資料性圖書:對于地方志而言,所有具備史料價值的書,都具有參考價值,特別是資料性圖書,其中包含大量第一手 資料。如《當代北京金融史料》、《北 京市情研究報告》、《北京園林綠化統 計資料》、《北京工業大事記》、《二 十世紀北京城市建設史料集》等,還包 括資料性工具書,如名人辭典、地名辭 典等

報刊雜志:在斷限範圍內的各時期報刊上的有關報道、文章等。報刊資料中也可尋覓到曆 史活動的真實記錄,雖然新聞報道的體裁與志 書不同,但它也是基于真實事件基礎上完成的。 不僅能提供資料,還可爲資料收集工作提供重 要線索。 總之,圖書報刊是編志所需資料的重要來源。 舊志書、史書、資料彙編或資料工具書年鑒、 私人撰著、族譜、各種報紙雜志,都有對地方、 自然和社會不同程度的記述,“群書采錄”, 從中可以彙集起豐富的資料。

私人著述:名人筆記、回憶錄、傳記等。

這些資料詳細記錄了當事人的社會活動 軌迹,可信度較高,與口述資料具有同 等價值,成爲修志資料的重要來源之一, 也可歸類于口述資料中。

統計資料:社會各業的統計資料,能准確直觀的反映事物的規律和面貌,可以 有效的補充文字資料內容。統計資料包 括統計數字和統計圖表。它是由統計部 門或企事業部門彙編的,具有一定的權 威性。統計數字、圖表是觀察、研究社 會或一個部門發展變遷的主要資料。

口述資料又稱“活”資料,是指存在于流傳于人們口頭 上的資料,能夠爲一些湮滅的史實提供重要線 索,成爲修志工作不可或缺的重要資料。口述 資料主要來源是當事人回憶。有些事件發生年 代並不久遠,但其經過情況卻不見記載,或者 記述不清楚,而當事人或知情者仍然健在,他 們的回憶往往有助于廓清史實。但要注意的是 由于當事人回憶本身存在客觀和主觀原因,口 述資料需慎重采用。

實物資料

指各類憑證、票據、文物、多媒體資料等,其中憑證、票據、文物等在志書中 都以照片的形式反映。實物資料通過對 實地、實物的考察、測繪、拍照、錄像 等,形象生動,能真實、全面地反映事 件和事物的面貌、本質和特征。 實物資料的作用是揭示曆史文化信息。 一張照片勝過若幹文字。

第二節

資料的要素

主要包括:時間、地點、事件、人物、過程、結果。如果說資料是志書的生命, 那麽時間就是資料的靈魂;而地點、事 件、人物、過程等則是資料的血肉。

一、時間:事件發生發展的時間範圍:發端、 轉折、階段、結果。 二、地點:事件發生發展的空間範圍:發端、 轉折、階段、結果。 三、事件:要給出權威的、准確的概念,重大 的政治事件要與黨中央作出的定性保持一致。 四、人物:事件的主體,注重典型人物在曆史 進程中的作用。  、過程:用事實資料記述事件發生、發展以 及結果或階段性結果的具體情況,注重典型事 件的記述。 六、結果:記述一個曆史過程結束的資料。而 這個曆史過程在斷限內基本是一次性的。

第二章 地方志資料工作

地方志資料工作是貫穿修志全過程的一項基礎性工作,需要各級各部門修志機 構的高度重視,需要全社會的廣泛參與, 從而才能保證四川地方志書編修工作的順利 進行,同時占有全面、系統、客觀的地 情資料是編纂高質量志書的重要保障。

第一節 資料工作的特點

一、資料工作是編纂地方志書的基礎性工作。地方志書的資料工作是修志過程 的重要環節,包括:資料工作的組織與 計劃,資料收集的分類與分工,資料人 員的學習與培訓,等等。所以,資料工 作組織到位與否,質量優劣與否,進展 快慢與否,直接影響地方志書編纂工作。

二、四川地方志書志書編纂工作由四個階段

構成:第一,制定資料收集篇目。原則是門類 齊全、統屬得當,同時兼顧可行性和可 操作性,以便于資料的搜集。 第二,搜集與整理資料。即根據篇目涉 及的範圍和要求,按志書編纂計劃(或 資料搜集大綱)查找、搜集各種資料;

第三,撰寫初稿。根據所掌握的資料進 一步調整和完善資料收集篇目,使之逐 步成爲撰寫初稿的篇目。同時將整理後 的資料,按照志書編纂方案要求,經過 科學編排、撰寫,使之成爲志書初稿。 第四,總纂成書。從資料的整體性、科 學性、准確性入手,解決志稿中體例、 行文,特別是資料方面存在的問題,最 終使志稿成爲志書。

第二節 資料工作的任務和步驟

一、資料工作的任務

第一,在篇目框架的要求下,最大範圍地搜集 資料。 第二,規範地整理資料。整理後的資料在內容 上符合真實、完整、富有特色的要求,在形式 上符合條理化、系統化的要求。 第三,按篇目框架和撰寫要求選取資料。選取 的資料符合志書時空範圍和篇幅的要求, 第四,規範的保管資料。做好資料的登記、分 類、保存工作,供志書編纂過程中及結束後修 志機構對資料的研究、開發和使用。

二、資料工作的步驟

1、制訂資料收集篇目。按本系統或單位 職能和業務範疇制訂資料收集篇目,使 資料收集工作規範化、條理化。 2、按篇目內容向各相關部門分配資料收 集任務。有條件的單位可以組織一支資 料收集隊伍。 3、開展資料收集人員業務培訓。可以參加市四川地方志方志辦組織的培訓,也可以自行 開展培訓。

4、鑒別和整理資料。要求隨時鑒別,隨 時整理和保存,若有條件,可編纂年鑒。 在資料收集到一定量的情況下可以編纂 資料長編、大事記等,爲日後撰寫志稿 做好充分准備。 5、選用資料。按照志書既定的篇幅和主 題需要選用資料,要選用記述客觀事實 的資料,不選用評述、議論或描述等的 資料。在這個過程中仍需要不斷對資料 進行補充調整。

第三節 資料工作的總體要求

一、資料工作要有制度保障 。各級修志機構, 可制定資料工作細則,爲資料工作人員“全面 地搜集資料”創造便利條件。 二、資料工作人員要專業化。一是嚴謹科學的 工作態度。一切從實際出發,解放思想,實事 求是,不迷信,不盲從,顧全大局。二是敏銳 的資料意識。培養對資料的敏感性,能夠隨時 隨地發掘身邊有價值的資料,並及時收集積累。 三是棄而不舍的敬業精神。追求資料的真實、 系統、完整,盡量避免資料的遺漏、缺失和訛 誤現象。

三、資料工作要標准化。將人的管理、資料管 理、運作管理納入有序操作之中。  四、資料工作要倡導協作精神 。提倡實際工作 中的協作配合 。“三凡是”原則,即:凡是修 志辦要求的資料,我們有的,全部提供;凡是 修志辦要求的資料,我們沒有的,一定要想方 設法研究解決;凡是修志辦送交征求意見的材 料,一定要認真閱讀認真反饋。

第三章

資料的收集

資料收集的原則:廣征博采、有聞必錄、巨細皆收。這個原則是從古至今方志界 的共識。清乾隆年間的方志學家章學誠 認爲:一方之文獻,若不及時搜羅,資 料的利用將捉襟見肘,而未能及時收集 的資料將被淹沒而不再爲人所知。民國 行政院參事吳宗慈在他的《修志叢論》 中主張“有聞必錄,有錄必詳”。

第一節

資料收集的範圍

一、時空範圍:要把握好區域性、時限性、廣泛性,就行業(專業)志而言還 具有行業(專業)性等幾方面 。關鍵是 收集的資料要具有地方特點、時代特征、 行業特色。 重點把握:人無我有,人有我優,人優 我特。

二、綱目範圍:爲收集資料要設計制定 資料收集篇目或提綱,以確定資料收集 方向,把握各類資料的內在邏輯關系, 明確工作分工,使資料工作有序開展起 來。

第二節

資料收集的一般方法

搜集資料是修志工作的基礎性工作,要求面向 重點,抓住本質,圍繞主題,甯多勿缺。 幾種常見的收集方法 一、發動系統內部廣泛參與修志工作 。要明確 修志工作不僅僅是本單位修志機構的事,而是 全系統或單位需要共同參與的工作。 二、外出查訪:以外出查閱、走訪、座談等形 式收集資料。 三、行文征集。對難度較大的資料向有關人士 或部門以信函的形式征集或以征稿啓事的形式 向社會征集。

四、利用地情資源:充分利用方志館館藏資料 以及圖書館、檔案館的地情資料庫等地情資源, 我國已有數十個省份建立了方志館,北京也將 建立方志館,還有省情、地情資料庫以及各行 業所建的數據庫等,它們聲、像、圖、文並茂, 應用方便。 五、實地考察。是發現新資料和考證現有資料 真僞的重要方式。實地考察應有針對性,不可 亂跑,更不可以把道聽途說、走馬觀花所得。

第三節

不同性質資料的收集

文字資料。一是先內後外,先收集系統內的檔案、圖書等文字資料,然後再根據需要查 找收集系統外存在的相關資料。各相關機構 或部門(職能處室)應按照篇目框架要求承 擔相應章節資料的提供任務;二是先近後遠, 要先收集距離下限近的資料,這種資料新近 形成,相對比較齊全,要及時收集,防止遺 失;三是利用地情資源。充分利用本地的圖 書館、檔案館等機構的地情資源以及政府網 站、本系統網站、數據庫等。

口述資料。一是收集當事人口述資料要把握 “三親”原則即:親曆、親知、親聞。親曆是 指親身經曆的事件,是事件的參與者或見證人 的資料;親知,是確實知道,不是道聽途說, 如家族曆史的耳傳親授等;親聞就是有確切的 消息來源渠道;二是采取走出去,請進來的方 式,通過登門拜訪、舉行座談會等進行口述資 料的收集;三是約請有關人員撰寫回憶文章。 同時要注意,采訪及記錄的資料經整理後,應 請被采訪人審讀並簽字認可後才能使用。

實物資料。一是通過實地踏勘,拍攝相關實景照片,作爲實物資料收集;二是在系統內 征集具有紀念性的物品或實物照片;三是發 布征集信息面向社會或個人征集相關物品。 四是收集繪圖資料,指地圖、圖紙表等拍成 照片資料存檔。所有存檔的實物資料圖片必 須注明圖片內容發生的時間。五是 收集工作 照片資料要盡量以工作情景照片爲主,盡量 少收集領導人的講話照片,應以突出行業事 業工作場景爲主,因爲這樣的照片內容豐富, 資料性強。

多媒體資料。一是收集本地或系統內重大的事件、會議及活動等的音頻、視頻 或圖片資料;二是要注重利用官方網站, 收集所發布的政務信息資料;三是對于 非官方網站資料,要認真核實,慎重使 用。

總之,方志是地方的“百科全書”、

“一方總覽。”因此,廣征博引的同時, 應盡量做到“五個見底”。 1.檔案資料見底。 2.報刊資料見底。 3.各部門的文書資料見底。4.知情人士見底。 5.前人編寫的史料見底。

所謂五個見底實際上是指對上述五個方面的有 關資料,均要涉獵一遍,翻一翻,看一看,分 別情況予以處理。對那些與本地區本系統無關 的,或共性的空洞的東西,可一瞥而過之;對 那些一般性參考材料,可摘其要點,領略其大 意;只有對那些能說明問題的具體記載,特別 是能與綱目挂上鈎的資料,才需要認真細看, 並分別不同情況,進行摘抄、制卡或全文複制。

第四章

資料的鑒別

所謂“鑒別資料”是指在資料搜集中,資料工 作人員通過對原始資料來源、內容、稿本多方 比較,按常理進行分析,防止無效資料混入, 降低後續工作難度的工作。 郭沫若在其所著《十批判書》之《古代研究的 自我批判》中指出:“無論做任何研究工作, 材料的鑒別是必要的基礎階段。材料不夠,固 然大成問題;而材料缺乏,頂多得不出結論而 已,而材料不正確,便會得出錯誤的結論。這 樣的結論比沒有更要有害。”

第一節

資料鑒別的基本原則和標准

一、資料鑒別的基本原則無證不信、言必有據 采用科學分析的方法,不少曆史上的事情有多 種說法,要弄清一件史實,一定要注意充分掌 握有關事實證據。若沒有充分的證據,不能輕 信,盡量不用孤證資料。但是孤證並非絕對不 能用,特別是在材料不足時,有一條孤證總比 沒有好,但用時要注意幾點:一是與其他有關 的可靠史料沒有矛盾;二是內容合乎情理;三 是使用時,在提法上要留有余地。

二、考證資料應遵循的一般標准:爲防

止假僞資料進入志書內容,資料工作人 員,一是要把好資料收集關,在收集資 料中要認真弄清資料的來源過程和內容 記錄, 對無真可言的假僞資料做到堅決不 收集。二是把好資料歸檔關。歸檔前要 認真審核材料,對于有疑問或不清楚的資 料, 應加以注明或作出標記,以備查實。

衡量一部志稿的資料質量,可以從六個方面來 考慮: 1.看資料是否全面:曆史與現狀,系統性 2.看資料是否可信:客觀、真實 3.看資料是否可靠:來源渠道 4.看資料是否典型:詳獨略同,突出特點 5.看資料是否矛盾:記述史實無出入 6.看資料是否出處清楚:盡量避免孤證

第二節

資料鑒別的一般方法

一、書證:把有關同一事物的不同記載進行比 較對照,以文獻證文獻,用甲書上的資料辯證 乙書上的資料,求得准確或接近准確的結論。 二、物證:以實物資料來訂正文獻資料或口述 資料,這種訂正一般比較可靠。 三、人證:以口述資料來印證、糾正文獻資料。 這種方法宜謹慎使用,不要輕率地用活資料否 認死資料,因爲人的記憶存在偏差和主觀性。 四、理證:以個人學識和邏輯方法辨別資料的 真僞,一般在缺乏佐證的情況下使用。

五、排比對證:即對有關同一問題的各種資料進行相互 對照比較,發現矛盾,深入研究,本著實事求是的原則, 多方求取確證,這是核實資料的重要方法之一。采取這 種方法,在各種資料之間發生矛盾時,一般處理原則是: 圖書資料和檔案資料有矛盾,應以檔案資料爲准;內部 資料和外部宣傳報道有矛盾,應以內部資料爲准;親身 經曆者的資料和旁知者的資料有矛盾,應以親曆者資料 爲准;距曆史事件時間、地點近者資料與遠者資料有矛 盾,應以近者爲准。但是也要注意問題的複雜性,不能 機械的搬用上述原則,一定要堅持實事求是的態度,無 論采取哪一種方法,對一些暫時無法印證的,甯肯存疑, 留待以後查證,也不要主觀臆斷。

第三節

不同類型資料的鑒別

一、檔案資料的鑒別:檔案中的錯誤,

一是假數據;二是材料;三是假憑證; 四是檔案記錄者的失誤造成的差錯。

二、報刊、網絡資料的鑒別: 注重報刊 網絡的傾向性和辦刊宗旨。

三、口述資料的鑒別:來自個人口述,由于口 述者記憶不清楚、認識片面或有意回避掩飾等 現象,會造成口述失實,可通過采訪多人收集 口述資料進行比照,同時利用其它類型資料加 以印證,從中找出真實的記憶。

四、圖像照片資料的鑒別:圖像照片資料是實 物資料的一種,它們形象逼真的再現了曆史事 件的情景。應該注意的是目前的高科技手段對 圖片的制作幾乎可以以假亂真,收集時要弄清 資料來源;另方面要注重資料的說明文字與實 際反映內容的一致性,不能張冠李戴,鬧出笑 話,損害資料的真實性。

五、數據資料的鑒別: 數據資料中常見的問題: 1、資料本身有誤。 2、工作疏忽造成資料不准。 3、考慮保密而不敢采用必要的數據。

核實數據的幾種方法: 1、對比審核:縱向和橫向對比 2、技術審核:運用統計、計算等技術手段對數 據的關系進行審核。 3、保密審核:要嚴格按照《保密規定》要求進 行處理,從而避免失泄密問題的發生。 4、邏輯審核。就是通過數據間的邏輯關系進行 分析、比較、推理、判斷。

六、資料鑒別考證結果:資料經過考證後大致有四種情況:全真、全僞、真中 有僞、僞中有真。一般全真、全僞的資 料較少。真中有僞,僞中有真的資料較 多。因此,我們一定要在 “嚴”字上下 功夫,做到去僞存真,去蕪存菁。

李大钊在論及曆史真實問題時指出:

“曆史的真實有二意義:一是說曾經遭 遇過的事的紀錄是正確的,一是說關于 曾經遭遇過的事的解喻是正確 的。”“只有充分的紀錄,不算曆史的 真實;必有充分的解喻,才算曆史的真 實。” 資料不能等同于事實。

事實本身有彼此辯證地統一在一起的三個層次: 一是客觀的曆史過程中的事件;二是被記錄在資料中的事實;三是修志者通過分析資料中的事實而獲 得的對客觀實踐的科學認識。 志書中所反映的曆史事實,是第三層次 的,具有科學意義的曆史事實。

第五章 整理的資料

資料整理工作的任務和要求。一是熟悉資料。 整理資料的過程實際上是修志人員熟悉資料並 且爲將來撰寫志稿進行構思的過程,因此這是 資料工作的一個重要環節。二是檢查資料。在 整理資料中,通過對資料的篩選、鑒別,能發 現資料的正誤、缺失,達到入志資料的要求。 三是保存資料。經過整理篩選從而將有價值的 資料保存下來,不僅爲修志工作提供方便,而 且還爲寫史、開展地情研究及咨詢提供支持。

第一節 資料整理工作的方法

登記歸檔。將收集的資料按照資料收集

篇目中的篇章節目的順序統一編號。登 記的內容有:資料來源、資料名稱、資 料性質、資料內容簡介;還要登記資料 整理結果,包括材料重複情況,與其他 同一資料有無出入,內容參考價值大小 等,然後歸檔。

填寫資料卡片。建立資料加工卡要求做到及時、分類、一事一卡或“一事幾 卡”,要做到“五要”、“四不”、 “三注意”。五要:取舍要合理,意思 要完整,抄寫要標准,字迹要清楚,要 用鋼筆或簽字筆填寫;四不:不改變原 文,不塗改,不漏抄,不濫用簡化字; 三注意:注意斷節摘抄用省略號,注意 不把一個完整的記述摘抄得支離破碎, 注意抄後校對原文。

編寫大事記:大事記亦稱大事年表。是以時間爲線索記載一個地區、一個機關、 一個專題、一個曆史階段發生的重大事 件(事實)的書面材料

《大事記》的內容。關乎全局大勢,在社會上、 本部門、本單位、本系統中具有一定影響的事 件。如重大決策、重要人事機構變動、重要會 議、領導的重要講話與重要指示;舉辦或參與 的國內外重要活動,包括參觀訪問、學習考察、 經驗交流與學術研討活動、對上級指示的執行 情況與結果、重要工作成果與成就等等都屬大 事要事範疇,簡言之所謂大事就是大、要、新、 特之事,凡具有上述特征之事就是大事記收錄 範圍。

編寫大事記的要求。

一是一條一事。《大事記》的寫法一般是一

日一事,或一日幾事,每事一條,每條一記, 不能把幾件事揉在一起記述; 二是准確無誤。指時間准確,事件准確。時 間應當按照事件順序寫清×年×月×日;如 果是每月大事記,則寫清×月×日;如果是 每日大事記,則寫清上午或下午幾時幾分; 三是摘其大事。記事要力求言簡意明,摘要 記載,不要詳敘其情;

四是可以將志書中不便記載的大事要事

記錄下來,補志書正文記述之不足,特 別是遇到宜粗不宜細的曆史政治運動及 其他敏感問題,更能達到掌握分寸,適 可而止的目的。 五是要注意大事之間的相互聯系,對一 件大事延續多年,除開頭與結尾必須收 錄之外,中間的起伏變化也可以作爲大 事條目收錄,但入記的關鍵是選好事由 與標志性變化,所以選好入記大事的角 度至關重要。

第二節資料長編的編纂

編纂資料長編。資料長編是由原始資料向志書過渡的“中間産品”。編纂資料 長編的目的: 一是及時檢驗資料,促進資料收集工作; 二是有助于完善篇目框架; 三是提高修志人員對資料的駕馭能力; 四是資料長編是志書編纂過程中形成的 重要工作成果。

資料長編的編纂方法。在資料基本收集齊備的基礎 上,以資料收集篇目爲框架,修志人員便可著手編 寫資料長編。資料長編一般可分爲兩種類型,即彙 輯型和纂輯型。 “彙輯型”是將經過刪節、挑選的資料按篇目的要 求分別歸類,每條資料後都注明出處,資料保持原 貌,不作文字加工和修改;  “纂輯型”是對原始資料作摘錄並編輯,是按門類 經整理加工而成的資料。編輯時除了把摘錄的資料 作篩選、鑒別、整理、編排外,還可以用編者語言 作聯綴、概括,從而明確和理順資料內容間的關系。 采用哪一種類型,可酌情而定。

資料長編具體要求:一是主體資料要齊備,同時注意收入典型資料、 對比資料及必要的背景資料、佐證資料等。

二是對編入長編的資料要進行認真的考證、鑒 別、篩選,發現矛盾、錯漏要及時正誤、補充。 對一事幾說尚難定論的問題可諸說並存,同時 收入。

三是按擬定的篇目歸納資料,按時間順序排列, 注意脈絡清楚,若資料與篇目出入較大,可適 當修改篇目。

四是凡節錄、剪裁原始資料,必須保持資料內容的 原始面貌,不得修改。段落內容有刪節的,應在刪 節處加刪節號 “……”。 五是資料要注明出處。源于書刊的,注明作者(編 者)、書刊名、出版機構、出版日期、卷頁數等; 源于檔案文件的,注明案卷存放單位名稱、案宗號、 頁碼、日期等;源于口述的,注明口述人姓名、年 齡、職業及姓名、單位、采訪時間等;源于多媒體 的要注明網站名稱、欄目名稱、提供單位或撰稿人、 發文日期等。

第六章 選用資料

資料搜集是解決資料“從無到有”,資料整理是解決資料“從亂到治” , 資料選用則是解決資料“從粗到精” 的工作。

第一節 入志資料的選用要求

一是遵循志書既定規模和篇幅要求,確定供編纂選 擇的資料。資料選用過程是資料由粗到精的過程, 而不是資料被大量剔除或盲目縮減的過程; 二是確保資料的合理安排,入志資料就其功能主要 分爲 “主體資料”和“非主體資料”。“主體資料” 是反映志書主題的資料,包括典型資料、宏觀資料 等。典型資料可以通過典型事件對內容記述起到畫 龍點睛和深化主題的作用;宏觀資料是反映全局情 況的資料。“非主體資料”一般指背景資料、佐證 資料等,非主體資是輔助主體資料內容記述,根據 主體資料內容需要可以進行適當選用。

第二節 入志資料要注重保密問題

依據中國地方志指導小組印發的《地方志書質量規 定》:“志書不得含有下列內容:反對憲法確定的 基本原則的;危害國家統一、主權和領土完整的; 泄露國家秘密、危害國家安全或者損害國家榮譽和 利益的;煽動民族仇恨、民族歧視,破壞民族團結, 或者侵害民族風俗、習慣的;宣揚邪教、迷信、賭 博、暴力的;侮辱或者誹謗他人,侵害他人合法權 益的;危害社會公德或者民族優秀文化傳統的;法 律、法規和國家規定禁止的其他內容的。” 涉及國家安全、社會穩定等重大問題,法律、法規 及政策未作規定的,經由有關部門審查把關,正確 把握記述尺度。

第三節 不同文體資料的選擇

以下重點介紹第二輪地方志編纂中常用的幾種 文體資料的選擇方法:年鑒資料的選擇。年鑒與志書同屬資料性文獻, 條目是年鑒的基本記述單元,分爲綜合性條目 和專題性條目。綜合性條目包括“綜述”“概 述”或者“概況”等,是利用宏觀資料概括區 域、行業(事業)在年度內的發展情況,這種 資料是志書綜合性資料的來源之一;專題性條 目特點是一事一條,圍繞一個主題展開記述, 是志書典型資料的來源之一。

工作總結資料的選擇。寫工作總結要求客觀

事實,廣泛占有材料,這是工作總結的內容 基礎。寫總結需要積累豐富的材料,並且要 對材料進行篩選,確保材料的真實性和典型 性。而志書是記述一定區域或行業的曆史與 現狀的資料性文獻,因此,二者對資料的要 求與選擇上是相通的,都是以廣泛占有材料 爲出發點和立足點,志書利用工作總結就是 將其中關于客觀事實的資料抽取出來,按照 篇目框架要求納入志書相應內容當中。

新聞報道資料的選擇。新聞是對新近發生的事實的報道。新聞的本源是事實,事實是第 一性的,新聞是第二性的,新聞寫作,就是 客觀地記敘事實、評述實事。志書利用新聞 報道主要選擇它的客觀記述事實的部分,而 不是述評事實部分。政務信息資料的選擇。政務信息是反映行政管理活動的文稿,政務信息是對原 始信息的歸納、綜合,是各級領導科學 決策的重要依據,具有權威性、宏觀性 和真實性。這三性正符合志書資料的要 求,因此新一輪地方志編纂要重視收集 和選用政務信息資料。

第七章

資料的保管

2009年初北京市地方志辦根據《地方志工作條 例》和《北京市實施<地方志工作條例>辦法》, 特制定了《北京市地方志資料工作管理暫行規 定》。規定了地方志資料的收錄範圍、收集辦 法、管理職能、報送制度等等。同時出台了 《北京市第二輪地志書編纂工作備案暫行規定》 這兩個文件的出台使第二輪地方志書編纂工作 伊始就將修志資料的管理工作納入了規範化軌 道,爲修志資料的保管和使用奠定了良好的基 礎。

第一節 資料保管工作的任務與對象

地方志書資料保管工作,是指把地方志書編纂過程中發生的所有資料,按防止 自然損壞、避免人爲流失、方便人們使 用等要求,由專人管理的工作。地方志 書資料保管工作貫穿資料工作始終。搜 集階段的資料登記、整理階段的分類立 卷歸檔,是資料保管工作的重要組成部 分。

二、資料保管工作的對象 1、地情資料。客觀反映、記錄本行政區域內 自然、政治、經濟、文化和社會的曆史與現狀 的信息載體,形式包括文字資料、口述資料、 圖表資料、音像資料和實物資料等等。 2、修志工作檔案。在志書編纂過程中形成的 包括修志機構和人員資料、修志工作方案或規 劃、修志篇目、修志文件、簡報和工作總結、 會議和活動資料以及各區縣、各承編單位在工 作中形成的與修志相關的其他材料。 3、階段性成果。編纂過程中形成的資料卡、 資料長編、志書初稿、送審稿、終審稿等等。

第二節

資料保管的方法與要求

一、明確職責。各承編單位負責收集、保管所承擔編纂志書的資料。

二、健全保管制度。配備專職資料工作 人員和保管資料的專門設備,建立保管 資料的各種規章制度,是資料保管工作 的基本條件。

三、不同類型資料的保管要求。一是所有文、 圖資料要及時整理,做到保存規範,完整有序, 不缺不漏。 二是各類資料中的文字要求內容真 實、准確,收錄時重記載略評議,整理時對其 中的人物、年代、數據要核實無誤;報告、總 結、重要指示、講話、訪談記錄及表格等要注 明來源,標明時間;照片、圖表、實物等要附 有詳細說明文字。三是錄音、錄像、光盤、數 碼存儲産品等形式的資料要完整、清晰,可複 制,可使用,外包裝要准確清楚標明編號、主 題詞、簡介、時間、人物等要項。其他具體內 容可參照《北京市地方志資料工作管理暫行規 定》執行。

四、“誰搜集、誰保管、誰移交”管理模式  資料工作人員既是原始資料的搜集人、 使用人,也是原始資料的保管人;完成 資料工作任務後,他們是這些原始資料、 初加工資料的移交人。因此,資料保管 工作必須從資料搜集階段開始,實行 “誰搜集、誰保管、誰移交”的資料保 管工作模式。

五、按方便使用的原則管理資料。地方

志書資料除了用作存史,更多用于當代 地情研究。資料保管和利用工作需要統 籌考慮。不能因強調保護資料而妨礙資 料的使用,也不能遷就一時方便而不顧 及資料的保護。在提供方便使用的各項 服務時,要遵循資料管理工作的各項制 度和技術措施,防止顧此失彼。

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